معاونت مالی و توسعه منابع گروه سرمایه‌گذاری خوارزمی یکی از اصلی‌ترین بخش‌های این گروه است که نقش تعیین‌کننده‌ای در پیشبرد فعالیت‌های شرکت در راستای اهداف تعیین‌شده دارد. مدیریت این معاونت به عهده کیانوش همتیان است. او از سال ۶۹ تا ۷۸ در سازمان حسابرسی کشور به عنوان سرپرست حسابرسی، ۱۳ سال سابقه کار به عنوان قائم مقام معاونت مالی و مدیر حسابداری و مدیریت پروژه‌ها در شرکت تام ایران‌خودرو، هفت سال سابقه فعالیت به عنوان معاون مالی شرکت پالایش نفت جی و فعالیت به عنوان عضو غیرموظف هیئت مدیره در چندین شرکت را در کارنامه خود دارد. وی به‌عنوان حسابدار رسمی، عضو جامعه حسابداران رسمی و به‌عنوان کارشناس رسمی دادگستری در رشته حسابداری و حسابرسی، عضو کانون کارشناسان رسمی دادگستری استان تهران است.
معاونت مالی و توسعه منابع و وظایفش
همتیان در خصوص ادغام دو معاونت مالی و اداری در گروه سرمایه‌گذاری خوارزمی گفت: «پیش‌تر دو معاونت به نام‌های معاونت اداری و پشتیبانی و معاونت مالی و اقتصادی، هر کدام به صورت جداگانه در شرکت خوارزمی فعالیت می‌کردند. بر اساس اصلاحاتی که در ساختار سازمانی رخ داد، هیئت مدیره تصمیم بر ادغام این دو معاونت گرفت. پس از این تصمیم نام این معاونت به معاونت مالی و توسعه منابع تغییر یافت که واژه توسعه منابع در این ترکیب به توسعه منابع مالی و انسانی اشاره دارد.
این معاونت دارای دو مدیریت به نام‌های «مالی» و «اداری و پشتیبانی» است. مدیریت مالی دارای چند واحد ازجمله واحد گزارشگری مالی است که وظیفه اصلی آن تهیه صورت‌های مالی، تهیه بودجه و افشای اطلاعات با اهمیت شرکت در بازار سرمایه است. واحد تأمین منابع مالی نیز بیشتر با بانک‌ها در ارتباط بوده و وظیفه اصلی آن مدیریت منابع و مصارف نقدی شرکت و اخذ تسهیلات مالی از بانک‌هاست. واحد دیگر واحد امور سهام است که فعالیت همکاران این واحد متمرکز بر پاسخگویی به سهامداران است و واحد حسابداری مالی که به‌جز وظایف فوق، سایر امور مرتبط با امور مالی را انجام می‌دهد.»
او به تشریح وظایف بخش اداری و پشتیبانی پرداخت و گفت: «عمده فعالیت‌های این بخش به حوزه منابع انسانی برمی‌گردد؛ یعنی حوزه جذب، نگه‌داشت و جبران خدمات منابع انسانی و بحث‌های مرتبط با آن، مثل آموزش، امکانات رفاهی پرسنل و... و بخش دیگری از فعالیت‌های این واحد، به فعالیت‌های اداری شرکت مانند کارگزینی، انتظامات و سایر خدمات عمومی دفتری در مدیریت اداری و پشتیبانی مرتبط است. بخش دیگری که در حوزه فعالیت‌های مدیریت اداری و پشتیبانی به آن اشاره داریم، بحث فرایندها و واحد سیستم‌ها و تشکیلات است که وظیفه اصلی آن‌ها تهیه نظام‌نامه‌ها، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌‌های مرتبط با فرایندهای شرکت است. این وضعیت کلی از معاونت مالی و توسعه منابع در ساختار سازمانی شرکت است.»
اهمیت حوزه منابع انسانی
همتیان حوزه منابع انسانی را یکی از حوزه‌های مهم و اصلی شرکت و معاونت مالی و توسعه منابع خواند و افزود: «افرادی که در این شرکت کار می‌کنند، باید از قابلیت‌های بالایی برخوردار باشند تا بتوانند بازار را رصد و از سرمایه‌های سهامداران حفاظت کنند. این شرکت، شرکتی تخصص‌محور است؛ به این معنی که نیروی انسانی ما در پیشرفت و بهبود اوضاع شرکت نقش به‌سزایی دارد. در واقع مهمترین دارایی شرکت سرمایه‌گذاری خوارزمی، نیروهای انسانی آن هستند.»
افشای به‌موقع و باکیفیت اطلاعات
معاون مالی شرکت خوارزمی شفاف‌سازی را یکی از مهمترین اهداف این شرکت اعلام کرد و در این خصوص گفت: «ما در نظر داریم که بتوانیم به‌موقع و باکیفیت اطلاعات بااهمیت را در بازار سرمایه افشا کنیم. این موضوع برای ما از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، چراکه شرکت‌هایی که ناشر بورسی هستند، بایستی بدون هیچ‌گونه ملاحظه‌ای، تمام اطلاعاتی را که روی قیمت سهم اثر می‌گذارد، در موعد مقرر افشا کنند. ما به عنوان معاونت مالی و توسعه منابع شرکت سرمایه‌گذاری خوارزمی، خود را مقید به حفظ این اصول می‌دانیم. وظیفه ما در این خصوص جمعآوری تمامی اطلاعاتی است که می‌تواند بار مالی و تصمیم‌گیری برای سهامداران بالفعل و بالقوه داشته باشد، که این اطلاعات باید از تمامی قسمت‌های شرکت و شرکت‌های فرعی جمعآوری و به صورت عمومی افشا شود.
ارتقای شفافیت
همتیان در ادامه گفت: «هر شرکتی دچار مشکلاتی است که در گزارش‌های حسابرس مستقل و بازرس قانونی آن نمود پیدا می‌کند. یکی از راه‌های ارتقای شفافیت این است که به این مسائل توجه کنیم و درصدد رفع آن باشیم. در مجمع عادی که در سال جاری برای عملکرد سال مالی منتهی به 31 خرداد 1399 برگزار شد، گزارش حسابرسی ما نسبت به سال قبل کم‌حجم‌تر شده بود و از این بابت ما با واکنش‌های بسیار مثبتی از سوی سهامداران محترم روبه‌رو شدیم؛ به‌طوری‌که برخی از آن‌ها با شرکت تماس گرفتند و از بابت بهبود عملکرد شرکت ابراز خرسندی و تشکر کردند.»
تدوین فرایندها
او یکی از مهمترین برنامه‌های پیش روی این معاونت را مدون کردن فرایندهای شرکت و معاونت مالی و توسعه منابع در جهت شناسایی نقاط قابل بهبود و ویژگی‌های مثبت برشمرد و افزود: «ما با مدون کردن فرایندها می‌توانیم حلقه‌های مفقوده یا فعالیت‌های موازی را شناسایی و اصلاح کنیم، که نتیجه آن ارتقای سطح کنترل‌های داخلی شرکت خواهد بود.»
حضور مؤثر در تصمیم‌گیری‌های مالی مهم برای گروه
معاون مالی و توسعه منابع شرکت سرمایه‌گذاری خوارزمی حضور جدی در تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی‌های حوزه مالی، نیروی انسانی و اداری را از اهداف آتی این معاونت نام برد و گفت: «تمامی تلاش خود را کرده‌ایم و خواهیم کرد که یک بازوی قوی برای کمک به مدیریت ارشد شرکت در تصمیم‌گیری‌ها باشیم.»
مدیریت تسهیلات مالی و وثیقه‌ها
او با اشاره به بحث مدیریت تسهیلات مالی و وثیقه‌های مربوط به آن گفت: «به دلیل عدم تناسب وثیقه‌های بانکی با تسهیلات مالی دریافتی در گروه، بخشی از دارایی‌های گروه نزد بانک‌ها بلوکه شده بود که تصحیح این روند، یکی از اهداف کلان معاونت مالی و توسعه منابع در برنامه دو ساله گروه سرمایه‌گذاری خوارزمی بود که به این معاونت ابلاغ گردید. او گفت: «توانستیم این شرایط را بهبود ببخشیم و حدود 56 هزار میلیارد ریال وثیقه مازاد را آزادسازی کنیم. در حال حاضر بین تسهیلات مالی دریافتی و میزان وثیقه‌های ما تفاوت چشم‌گیری وجود ندارد. این اقدام یعنی رفع توثیق بخش عمده‌ای از سهام شرکت به تیم سرمایه‌گذاری شرکت در بازآرایی پرتفوی کمک کرده است.»
او در زمینه تسهیلات مالی بانکی گفت: «با برخی بانک‌ها وارد مذاکراتی در خصوص اعطای تسهیلات بانکی برای منابع مورد نیاز شرکت‌های زیرمجموعه در جهت سرمایه‌گذاری شدیم. ما سعی کردیم از تسهیلاتی با نرخ بهره کمتر استفاده کنیم و تسهیلات را بین بانک‌های مختلف تقسیم کنیم تا بتوانیم راحت‌تر امهال آن را انجام دهیم. سیاست کلی ما این است که تسهیلات را به حداقل برسانیم و آن را به شرکت‌های فرعی منتقل کنیم تا آن‌ها بتوانند از مزایای حفاظ مالیاتی آن استفاده کنند و قانوناً مشمول پرداخت مالیات کمتری شوند. در بحث مدیریت هزینه‌های تسهیلات مالی اقداماتی انجام داده‌ایم که باعث شده است میزان هزینه مالی گروه کاهش پیدا کند، که اثرات آن در صورت‌های مالی شرکت اصلی مشهود است.»
موفقیت در تسویه مطالبات
و بدهی‌های سنواتی از بابت سود سهام
همتیان در خصوص وصول مطالبات پس از انتصاب هیئت مدیره جدید شرکت در ابتدای سال 1398، گفت: «در شرکت مطالباتی از بابت سود سهام وجود داشت که به دلایل مختلف از سنوات قبل وصول نشده بود. اولین اقدام ما ایجاد کمیته وصول مطالبات بود و توانستیم این مطالبات معوق را وصول کنیم و در اختیار معاونت محترم سرمایه‌گذاری و توسعه در راستای انجام سرمایه‌گذاری‌های جدید بگذاریم. در حال حاضر نه‌تنها مطالبات سنواتی از بابت طلب سود سهام نداریم، بلکه در برخی از موارد سود سهام شرکت‌های سرمایه‌پذیر را زودتر از موعد از آن‌ها دریافت کردیم.»
او رقم سود سهام پرداختی معوق ذکرشده در صورت وضعیت مالی شرکت را در سنوات گذشته مبلغ قابل توجهی خواند و افزود: «بسیاری از سهامداران عمده شرکت، به مدت سه یا چهار سال سود سهام خود را دریافت نکرده بودند. در پایان سال گذشته (۳۱ خرداد 1398) موفق به پرداخت تمام بدهی‌های شرکت بابت سود سهامداران عمده شدیم و در حال حاضر سود معوقی در صورت مالی شرکت وجود ندارد. تنها مبلغی که در حساب‌های شرکت به عنوان سود سهام پرداختی هست، مربوط به سهام‌دارانی است که به هر دلیل تاکنون به بانک برای دریافت سود سهام مراجعه نکرده‌اند، یا بنا به دلایلی مانند اعلام شرکت سپرده‌گذاری پرداخت سود سهام آن‌ها مسدود شده و ما نمی‌توانیم سودی به آن‌ها پرداخت کنیم. هر کدام از سهامداران که تاکنون سود خود را دریافت نکرده‌اند، میتوانند با مراجعه به بانک صادرات ایران سود خود را دریافت کنند.»
پیش به سوی انضباط مالی
معاون مالی و توسعه منابع گروه سرمایه‌گذاری خوارزمی یکی از اصلی‌ترین برنامه‌های آتی این گروه سرمایه‌گذاری را انضباط مالی خواند و آن را از خطوط قرمز شرکت‌های خوش‌نام مانند خوارزمی برشمرد. او در این خصوص گفت: «ما می‌خواهیم به سهامداران خود این اطمینان را بدهیم که تمام اتفاقاتی که در این شرکت رخ می‌دهد، بر اساس یک روال منطقی در یک زمان منطقی و با یک برخورد حرفه‌ای صورت می‌پذیرد. طبعاً برخی از اصول انضباط مالی که مدون کرده‌ایم (با هماهنگی معاونت محترم شرکت‌ها و مجامع)، شرکت‌های فرعی را در بر خواهد گرفت. لذا رعایت قوانین آمره کشور، در نظر گرفتن صرفه و صلاح گروه و گزارشگری به‌موقع سه نکته‌ای است که شرکت‌های زیرمجموعه باید آن را در نظر بگیرند.»
همکاری معاونت‌ها در جهت رفع مشکلات گروه
همتیان از تلاش شرکت برای رفع مشکلات، یافتن منطقی‌ترین راه‌حل و انتقال تجارب مفید برای حل تعارضات و مشکلات شرکت‌های زیرمجموعه نظیر مشکلات مالی، مشکلات شرکت‌ها در ارتباط با نهادها و سازمان‌های مختلف با همکاری معاونت‌ها و مدیران مستقیم شرکت، خصوصاً معاونت حقوقی خبر داد و گفت: «نقطه قوت بسیار تأثیرگذار که در شرکت وجود دارد و به نظر من باید در همه شرکت‌ها وجود داشته باشد، هماهنگی بین معاونت‌ها و مدیریت‌های مستقل خوارزمی است. در جلسات متعدد با هماهنگی معاونین و مدیران درخصوص پیش‌بینی اتفاقات پیش رو و اقدامات جبرانی و اصلاحی برای حوادث گذشته هم‌اندیشی صورت می‌گیرد.
بنده با توجه به سوابق وتجارب حرفه ای ام، می‌گویم این ویژگی در شرکت سرمایه‌گذاری خوارزمی سرآمد است و این هم‌بستگی نشئت‌گرفته از انسجام اعضای محترم هیئت مدیره و مخصوصاً شخص مدیرعامل محترم با معاونین خود و هم‌چنین روحیات بزرگوارانه همکاران در کمک به یکدیگر در تصمیم‌گیری‌هاست.»
پاسخگویی وظیفه ماست
او از تلاش این شرکت در جهت خدمت‌رسانی بهتر به سهامداران خبر داد و تعداد سهامداران این شرکت را عددی در حدود ۲۶۰ هزار نفر شخص حقیقی و حقوقی عنوان کرد و گفت: «ما خود را موظف به پاسخگویی به سهامداران محترم شرکت می‌دانیم. شرکت سرمایه‌گذاری خوارزمی به معنای واقعی یک شرکت سهامی عام است و سهام این شرکت بیش از ۵۰ درصد شناور است. این ویژگی در میان شرکت‌های سرمایه‌گذاری ایران بی‌نظیر است؛ به‌طوری‌که نمی‌توان شرکتی را با این مشخصات در بین شرکت‌های ایرانی یافت. البته تعداد بالای سهامداران خصوصاً سهامداران خرد باعث می‌شود به رغم انتشار اخبار مربوط به شرکت از طریق سامانه، با پیچیدن شایعه‌ای کوچک در بازار سرمایه، سریعاً سهامداران تحت تأثیر قرار بگیرند. لذا مدیریت این تعداد سهام‌دار در صورت برگزاری مجمع با حضور تمامی این عزیزان و پاسخگویی به آن‌ها به نحوی که هیچ‌گونه دلخوری ایجاد نشود، کار بسیار سختی است. البته که تلاش اصلی ما همواره در راستای تحقق رضایت سهامداران محترم و پاسخگویی به سؤالات آن‌هاست. در همین راستا اخیراً سامانه‌ای در جهت سنجش میزان رضایت سهامداران در حال راه‌اندازای است تا نقاط قابل بهبود خود را در این فرایند شناسایی و اصلاح کنیم. البته باید گفت برنامه داریم در ضمن افشای اطلاعات با اهمیت از طریق سامانه کدال، افشای اطلاعات مزبور به زبان ساده‌تر از طریق سایت شرکت برای تمامی سهامداران انجام شود.»
افزایش رضایت شغلی و تلاش برای حفظ نیروهای انسانی حرفه‌ای
همتیان ضمن تقدیر از نیروی انسانی شرکت و حرفه‌ای خطاب کردن آنان و ارزشمند دانستن فعالیت‌های انجام‌شده از سوی این گروه گفت: «اگر شرکت در مسیر بهبود قرار گرفته یا می‌گیرد، تماماً به دلیل اقدامات درست و به‌جای تیم نیروی انسانی ماست. یکی از دغدغه‌های ما نگه‌داشت این همکاران حرفه‌ای است. اولین اقدام ما در جهت پوشش بیمه تکمیلی برای همکاران بود. در بحث کمک‌های معیشتی نیز نظام‌نامه حقوق و دستمزد تدوین و تصویب شد. در این نظام‌نامه در خصوص جذب، نگه‌داشت و جبران خدمات نیروی انسانی تصمیمات درستی اتخاذ شده که آثار آن بر رضایت شغلی همکاران مشهود است و این روند کماکان ادامه خواهد یافت.»
مدیر اداری و پشتیبانی: منابع انسانی مهمترین سرمایه است
مدیر واحد اداری و پشتیبانی مجموعه خوارزمی، یزدان کرمی است که از حدود یک سال پیش به گروه سرمایه‌گذاری خوارزمی پیوسته است. او دارای مدرک تحصیلی کارشناسی اقتصاد، کارشناسی ارشد مهندسی صنایع از دانشگاه‌های دولتی و دانش‌آموخته دکتری مدیریت صنعتی در دانشگاه آزاد اسلامی است. ۱۷ سال سابقه کاری او در واحد منابع انسانی شرکت‌های بزرگ نفتی و صنعتی سپری شده و تخصص اصلی ایشان در قسمت سیستم‌های مربوط به این بخش است.
او در خصوص ادغام معاونت مالی و اداری و وظایف محول‌شده به واحدی که مدیریتش برعهده اوست، پس از تغییر ساختاری که در مجموعه صورت گرفت، به «وخارزم» گفت: «واحد اداری و پشتیبانی علاوه بر حوزه‌های تخصصی، واحد سیستم‌ها و روش‌ها را نیز در بر می‌گیرد. در واقع ما در ترسیم، تدوین و تهیه آیین‌نامه‌ها، روش‌ها، دستورالعمل‌ها و فرایندهای داخلی شرکت نیز مسئولیت و مشارکت داریم و این وظیفه نیز پس از تغییراتی که صورت گرفت، بر عهده ما گذاشته شد.»
ورود به بحث‌های نوین مدیریتی و فرایندی
کرمی درباره وظایف این واحد در حوزه منابع انسانی گفت: «در حوزه منابع انسانی وظایف ما در چند بخش جذب، به‌کارگیری، آموزش و توسعه، نگه‌داشت و جبران خدمات تعریف می‌شود. البته باید گفت بخش‌های کارگزینی، خدمات و ترابری و انتظامات شرکت نیز زیرمجموعه واحد اداری و پشتیبانی هستند، اما عمده فعالیت‌های واحد ما در بخش اداری و پشتیبانی به سه بخش جذب و نگه‌داشت نیرو، آموزش و توسعه و جبران خدمات و نگه‌داشت کارکنان متمرکز است.»
واحد اداری و پشتیبانی در نظر دارد در حوزه منابع انسانی، نظامی را برای ارزیابی عملکرد کارکنان در قالب تعاریفی که صورت گرفته و هم‌چنین مواردی که در حوزه جبران خدمات برای کارمندان در نظر گرفته شده، راه‌اندازی کند. کرمی در این خصوص گفت: «ما به بحث‌های نوین مدیریتی و فرایندی هم ورود کرده‌ایم و این مباحث را در حوزه منابع انسانی به کار گرفته‌ایم.»
فرهنگ سازمانی متمرکز بر اهمیت نیروی انسانی
به گفته مدیر اداری و پشتیبانی شرکت سرمایه‌گذاری خوارزمی، این شرکت نیرومحور است. او در توضیح این ویژگی می‌گوید: «سرمایه‌های اصلی گروه ما نیروهای انسانی ما هستند و در واقع آن‌ها هستند که فعالیت‌های اصلی شرکت را پیش می‌برند و این موضوع به هیچ عنوان در حد شعار نیست. افرادی که در این مجموعه شاغل هستند، به لحاظ تحصیلات، فرهنگ سازمانی و نگاهی که به مراجعین، به سازمان و همکاران خود دارند، متفاوت هستند؛ تا جایی که به نظر می‌رسد در بخش گزینش و به‌کارگیری، نیروها دست‌چین شده‌اند و افرادی که به لحاظ دانش و معیارهای شخصیتی سرآمد هستند، جذب شده‌اند. به همین جهت است که می‌توان گفت فرهنگ سازمانی این گروه (شرکت) با سایر شرکت‌های مشابه متفاوت است و بنده این تفاوت را از روزهای اول فعالیتم در این مجموعه به‌خوبی حس کردم. فرهنگ سازمانی و نوع تعاملات همکاران با یکدیگر در این گروه را به نوعی سرآمد می‌دانم و این نوع تعاملات و روابط همکاران در گروه ما می‌تواند الگویی برای سایرین قرار گیرد. اگر به صورت سلسله مراتبی به این مسئله نگاه کنیم، خواهیم دید این تعاملات مناسب بین مدیران و مقامات بالاتر مجموعه تا سطوح پایین شرکت وجود دارد. می‌بایست مراقبت شود تا این فرهنگ پایدار بماند.»
ایجاد داشبورد مدیریت با همکاری مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات
اهداف تعیین‌شده برای واحد اداری و پشتیبانی در حوزه منابع انسانی، بر حوزه‌های اداری و کارگزینی، پشتیبانی که شامل خدمات، ترابری و انتظامات است، فرایندهای سیستمی و در واقع اجرای آیین‌نامه‌ها در سازمان، به‌روزرسانی و تولید فرم‌های جدیدی که کارها را به صورت سیستمی پیش ببرد و هم‌چنین ایجاد نظام مدیریت فرایندها متمرکز است. یزدان کرمی در خصوص مدیریت فرایندها توضیحی ارائه داد و گفت: «مدیریت فرایندها در واقع ایجاد نقشه فرایندی برای تمامی فرایندهای کاری و تبدیل آن‌ها در بستر IT به یک‌سری اطلاعات مکانیزه است. درنهایت از طریق این عمل به اطلاعات عددی و رقمی در خصوص فرایندهای کاری صورت‌گرفته در شرکت خواهیم رسید. این اطلاعات در بستر IT به نمودارهایی تبدیل خواهد شد که در واقع نقش داشبورد مدیریت را ایفا می‌کنند.»
امور اداری و پشتیبانی دارای ۱۷ کارمند است که در بخش‌های مختلف منابع انسانی، پشتیبانی، خدمات و ترابری حضور دارند. سیاست این واحد در جذب و به‌کارگیری نیروها مطابق دستورالعملی است که برای این کار تدوین شده است. سیاست کلی این بخش مبتنی بر جذب افراد کارآمد برای شرکت است. هم‌چنین فیلترهای رفتاری نیز برای استخدام نیروها وجود دارد که بدان توجه ویژه‌ای می‌شود. این واحد درصدد ایجاد یک بانک اطلاعاتی از رزومه افراد شاغل در شرکت بر بستر IT است.
اصلاحات در شیوه کارمندیابی
یزدان کرمی در خصوص اصلاحات صورت‌گرفته در جذب متقاضیان با توجه به اهداف پیش رو گفت: «در فرم استخدام متقاضیان تصدی شغل در شرکت، اصلاحاتی متناسب با سیستم کارمندیابی صورت گرفته. هم‌چنین در مصاحبه‌هایی که با متقاضیان انجام می‌شود نیز تغییراتی ایجاد کرده‌ایم که بحث‌های تخصصی و عمومی را در این مصاحبه‌ها گنجانده‌ایم. تمامی این اطلاعات را تبدیل به بانک اطلاعاتی کرده‌ایم که هر زمان که نیاز بود، در اختیار همکاران یا مدیران ارشد مجموعه قرار گیرد. در طول این مدت نیز تعدادی همکار جدید به ما پیوسته‌اند.»
«نیازسنجی»، «اجرا» و «اثربخشی» از موارد مورد توجه در بحث آموزش کارکنان است که به طور جدی از سوی واحد اداری و پشتیبانی دنبال می‌شود و تلاش شده این سه مبحث در آیین‌نامه و دستورالعمل آموزش تدوین و تدریس شود. البته با توجه به شیوع ویروس کرونا برگزاری این دوره‌ها از بهمن سال گذشته علی‌رغم اهمیت آن‌ها به مشکل خورده است.
مدیر این واحد در خصوص اقدامات صورت‌گرفته درباره مبحث «نیازسنجی» گفت: «شناسنامه پست و شغل با هدف تأمین نیازهای همکاران بر اساس مدل شایستگی تدوین شده است که در این شناسنامه افراد بر اساس توانمندی‌ها و مهارت‌های خود، تعیین سطح شده‌اند تا بدین صورت ضمن مشخص شدن نقاط قابل بهبود هر کارمند، درصدد برگزاری دورههای مورد نیاز برای افراد برآییم. اما از آن‌جایی که مقصد ویروس کرونا درست هر جایی است که افراد تجمع می‌کنند، برگزاری این دوره‌ها را متوقف کردیم. اما دورههای دیگری در بین همکاران برگزار شد. هدف ما از برگزاری این دوره‌ها علاوه بر نهایی کردن دستورالعمل آموزش، دورههای مناسبی در حوزه‌های مختلف مانند بخش تشریفات و انتظامات و یک‌سری دورههای تخصصی برای سایر همکاران است. امیدواریم شیوع کرونا زودتر متوقف شود تا برگزاری دوره را از سر گیریم. البته دورههای مخصوص محافظت در برابر کرونا را برای همکاران بخش نظافت تدوین کردیم.»
جبران خدمات
آیین‌نامه استخدامی و جبران خدمات که مورد تصویب هیئت مدیره محترم شرکت سرمایه‌گذاری خوارزمی قرار گرفته است، از جمله فعالیت‌های واحد اداری و پشتیبانی در زمینه جبران خدمات کارکنان است. در نظام جبران خدمات همکاران به نیازهای رفاهی، مادی، روحیات و حتی خانواده آن‌ها توجه شده است.
مدیر واحد اداری و پشتیبانی در این خصوص گفت: «سعی کرده‌ایم این آیین‌نامه شامل تمامی نیازهای همکاران باشد و فقط بعد مادی و مالی در نظر گرفته نشده باشد. هم‌چنین در تلاشیم تا نظام حقوق و دستمزد عملکرد‌محور را طراحی و تدوین کنیم تا از این طریق بتوانیم عدالت سازمانی را اجرا کنیم. علاوه بر این، همکاران را با پوشش‌های بهتری در حوزه بیمه تکمیلی، بیمه عمر و حوادث گروهی و مسئولیت مدنی قرار دادیم تا همکاران دغدغه این مسائل را نداشته باشند. تمامی تلاش ما این است که به نیازهای همکاران توجه کنیم، دغدغه‌های همکاران را کاهش دهیم و در جهت رفع نیازهای شغلی همکاران قدم برداریم.»
اقدامات راه‌گشا در حوزه اداری و پرسنلی
از جمله اقدامات امور اداری و پشتیبانی، در حوزه اداری و پرسنلی می‌توان به پالایش و مرتب کردن پرونده‌های پرسنلی، ایجاد فایل‌های الکترونیکی مبتنی بر IT در بانک اطلاعات پرسنل، کاهش اطلاعات کاغذی، ارزیابی همکاران هنگام تمدید قرارداد همکاران، ایجاد دبیرخانه مرکزی برای متمرکز کردن و سامان‌دهی نامه‌ها و مراسلات اداری اشاره کرد.
انجام خریدهای روزانه، توجه به فضای محیطی مجموعه در جهت افزایش روحیه همکاران، ایجاد تغییراتی در چیدمان شرکت برای ایجاد فضای مناسب کاری از جمله اقدامات این واحد در زمینه پشتیبانی است.
در حوزه تأسیسات در طول یک سالی که از مدیریت یزدان کرمی بر واحد اداری و پشتیبانی می‌گذرد، اقدامات مناسبی در جهت صرفه‌جویی و نیز اقدامات اصلاحی در جهت حفظ تأسیسات فیزیکی ساختمان صورت گرفته است.
مبارزه با کرونا
مدیریت این واحد در خصوص اقدامات صورت‌گرفته در راستای جلوگیری از شیوع کرونا در مجموعه، ضمن قدردانی از تلاش و زحمات همکاران واحد پشتیبانی و خدمات گفت: «علاوه بر رعایت تمام پروتکل‌های بهداشتی و ضدعفونی سطوح، تابلوی اعلاناتی در مجموعه نصب شد که از طریق آن توصیه‌های بهداشتی مناسب در جهت جلوگیری از ابتلا به کرونا برای همکاران اطلاع‌رسانی می‌شد، که این توصیه‌ها را از جانب منابع معتبر بهداشتی و پزشکی دریافت می‌کردیم. هم‌چنین مراقبت از سلامت همکاران به طرق مختلف از جمله تب‌سنجی و انجام تست‌های پزشکی به طور مرتب صورت می‌گرفت. از جمله اقدامات دیگر در زمینه مبارزه با کرونا می‌توان دورکار کردن بخشی از همکاران را مثال زد.»
فعالیت‌های مهم در حوزه سیستم‌ها و روش‌ها
او فعالیت‌هایی را که در این واحد در طول یک سال اخیر در حوزه سیستم‌ها و روش‌ها صورت گرفته، برشمرد و گفت: «در طول این مدت شش آیین‌نامه و ۲۲ دستورالعمل تدوین شده است. بیش از ۱۵ فرم جدید با هدف تسهیل فرایندسازی و ثبت مستندات مجوزها در شرکت جاری شده است. این فرم‌ها مطمئناً میتوانند راه‌گشا و تسهیل‌بخش فعالیت‌های ما باشند. با همکاری مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات سیستم مکاتبات اداری جدید با قابلیت‌های مناسب را در شرکت راه‌اندازی کردیم که باعث ایجاد گردش کار مناسب، صرفه‌جویی در زمان ارسال نامه‌ها در گروه خوارزمی و کاهش کاغذبازی‌ها تا حد ممکن شد.»
کرمی در ادامه توضیح داد: «از جمله اقدامات مهم در حوزه سیستم‌ها و روش‌ها می‌توان به «نظرسنجی رضایت شغلی» اشاره کرد. طی این نظرسنجی مباحث انگیزه، تعهد و رضایتمندی کارکنان در نیمه اول سال جاری مورد بررسی قرار گرفت و نتایج آن با بررسی دقیق آماری و تحلیل مورد استفاده قرار خواهد گرفت تا بتوان با بهره‌گیری از نظرات همکاران، اقداماتی در جهت بهبود فعالیت‌ها تدبیر کرد.»
جانشین‌پروری
کرمی در خصوص اقدامات آینده این واحد گفت: «ارزیابی عملکرد از جمله مباحث مدیریتی و منابع انسانی است. نتایج حاصل از این ارزیابی می‌تواند در حوزه‌هایی مثل جبران خدمات و سنجش کارکنان و ارتقا مورد استفاده قرار گیرد. هم‌چنین برگزاری دورههای خاص توسعه رهبری را نیز به صورت جدی دنبال می‌کنیم و درصدد اجرای آن هستیم. حتی اگر کرونا به ما اجازه برگزاری دورههای حضوری را ندهد، این دوره‌ها را به صورت آن‌لاین برگزار خواهیم کرد. سعی می‌کنیم مکانیسم جانشین‌پروری را در شرکت ایجاد کنیم. ضرورت این مسئله با توجه به وجود شرکت‌های فرعی متعدد گروه خوارزمی و لزوم تربیت مدیران کارآمد ابتدا برای جامعه و بعد برای سازمان، بیشتر نمایان می‌شود. ایجاد زیرساخت برای نظام پیشنهادات را در برنامه‌های آتی خود داریم. علاوه بر این، نهایی‌سازی شناسنامه پست و شغل، ابلاغ شرح وظایف کارکنان، ایجاد یک بستر مناسب برای تعاملات همکاران، توجه به ایمنی همکاران، برگزاری دوره‌ای نظرسنجی‌ها، ارزیابی شایستگی‌ها، ایجاد نظام عادلانه پرداخت حقوق و دستمزد، سامان‌دهی در حوزه اداری و پشتیبانی، ایجاد نظام مدیریت فرایندها، تنظیم آیین‌نامه و دستورالعمل جدید، ایجاد بانک اطلاعاتی جدید در سطح شرکت و جانشین‌پروری در برنامه آتی کار ما گنجانده شده است. در تمامی این اقدامات هدف ما این است که خوارزمی الگوی مناسبی برای سایر شرکت‌ها باشد.»
او در پایان از حمایت‌های مدیرعامل محترم و معاونین شرکت و سایر همکاران در جهت پیشبرد بهتر فعالیت‌ها قدردانی به عمل آورد.
مدیر مالی: حسابداری؛ زبان تجارت و ابزار پاسخگویی است
معاونت مالی و توسعه منابع علاوه بر مدیریت اداری و پشتیبانی، شامل مدیریت مالی نیز هست. این مدیریت شامل شش نفر پرسنل است که البته به گفته مدیریت آن، تمامی کارکنان بخش امور مالی شرکت‌های فرعی نیز به نوعی همکار آن‌ها محسوب می‌شوند. مدیریت این واحد بر عهده علیرضا شکوهی است. او با ۲۸ سال سابقه سازمانی در رده‌های مختلف شرکت‌های بورسی و غیربورسی، دعوت به کار شد و در آخرین روز شهریورماه سال جاری به مجموعه خوارزمی پیوست.
حسابداری به عنوان یک سیستم اطلاعاتی
مدیر امور مالی شرکت سرمایه‌گذاری خوارزمی با برشمردن اهداف و وظایف این مدیریت گفت: «عموماً حسابداری را تحت عنوان فرایند شناسایی، اندازه‌گیری و ثبت آثار مالی و فعالیت‌های تجاری هر واحد اقتصادی که حاصل آن تهیه گزارش این آثار در قالب اطلاعات مفهوم است، تعریف می‌کنند. اما واقعیت این است که می‌توان از زوایای دیگر نیز به این حرفه نگریست. بنده ترجیح می‌دهم حسابداری را به عنوان یک سیستم اطلاعاتی در نظر بگیرم. در کنار این‌که حسابداری، هنر، زبان تجارت و ابزار پاسخگویی (اولین وظیفه حسابداری) هم هست. سیستم اطلاعاتی حسابداری مانند بسیاری از سیستم‌های اطلاعاتی دیگر، از داده‌هایی تشکیل می‌شود، پردازشی روی این داده‌ها صورت می‌گیرد و درنهایت نتایج و خروجی دارد. ورودی ما در فعالیت‌های اقتصادی، داده‌های مالی هستند. هر رویداد اقتصادی در حسابداری برای ما به عنوان داده حساب می‌شود. کاری که ما در امور مالی و حسابداری هنگام پردازش داده‌ها انجام می‌دهیم، همان سرخط‌های ابتدای صحبت، یعنی شناسایی، اندازه‌گیری و... است. درنهایت از چنین فرایندی، نتایجی حاصل می‌شود که حتماً باید کیفی باشد و برای طیف گسترده‌ای از استفاده‌کنندگان از گزارش قابل فهم باشد.»
نتایج این خروجی امور مالی به دو دسته گزارش‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی تقسیم می‌شوند. گزارش‌های درون‌سازمانی شامل نتایجی است که به مدیریت مجموعه داده می‌شود و به او در برنامه‌ریزی، کنترل عملیات و ارزیابی عملکرد و پیش‌بینی‌کنندگی (دومین وظیفه حسابداری) کمک می‌کند. مخاطب گزارش‌های برون‌سازمانی شامل طیف دیگری از استفاده‌کنندگان اطلاعات از جمله سرمایه‌گذاران، ادارات دولتی مانند سازمان مالیات و بیمه، نهاد ناظر مانند سازمان بورس اوراق بهادار و... است که از سازمان مالی می‌خواهد وضعیت مالی، نتایج عملکرد، صورت تغییرات حقوق مالکانه و گردش وجوه نقد شرکت را گزارش کند.
بایستی همیشه این چابکی وجود داشته باشد تا در صورتی که اتفاقی افتاد که در زمره اطلاعات بااهمیت طبقه‌بندی می‌شد، بلافاصله از طریق سامانه کدال به بازار سرمایه اطلاع‌رسانی شود.
همراهی چندجانبه با مدیریت
شکوهی افزود: «وظایف مدیریت مالی در چهارچوب وظایف مدیریت ارشد هر سازمان تعیین می‌شود. مدیریت هر سازمان دو وظیفه کلی به عهده دارد. یکی از آن‌ها «وظیفه اقتصادی» و دیگری «وظیفه اداری» است. در حوزه اقتصادی، وظیفه مدیریت ارشد بررسی منابع محدود موجود و استفاده بهینه از آن‌ها به نحو احسن (حداکثررسانی ثروت سهامداران) است. مدیریت مالی در انجام این وظیفه به مدیریت ارشد کمک می‌کند. در شرکت‌های سهامی عام از جمله شرکت سرمایه‌گذاری خوارزمی، صاحبان سهام میان طیف وسیعی از اشخاص حقوقی و حقیقی گسترش یافته‌اند. مدیریت در بنگاه‌های اقتصادی بورسی به عنوان یک مباشر و امین وظیفه حساب‌دهی و پاسخگویی صحیح منابع را بر عهده دارد. در این‌جا امور مالی دخالت می‌کند و به مدیریت ارشد کمک می‌کند تا وظیفه مباشرت خود را به‌خوبی و طبق استانداردهای گزارشگری جلو ببرد. مدیریت ارشد در این‌جا یک وظیفه اداری دیگر نیز دارد که از همان وظیفه اقتصادی نشئت می‌گیرد و به پیش‌بینی‌کنندگی اطلاعات مالی شامل برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و کنترل عملیات شرکت مربوط می‌شود (بررسی و مقایسه عملکرد فعالیت‌های واقعی با برنامه‌های تدوین‌شده). شناسایی انحرافات حاصل با برنامه اولیه و نهایتاً خروجی آن، ارائه راه‌کارهایی است که مدیریت ارشد به این اهداف پیش‌بینی‌شده برسد.»
انضباط مالی در منابع و مصارف
به گفته شکوهی، یکی از وظایف امور مالی در گروه سرمایه‌گذاری خوارزمی ایجاد انضباط مالی در شرکت است، شامل تأمین به‌موقع و مناسب منابع مالی لازم در جهت سرمایه‌گذاری‌های جدید و مشارکت در افزایش سرمایه‌های مختلف شرکت‌های سرمایه‌پذیر از طریق وصول به‌موقع مطالبات، سایر منابع قابل دریافت و در صورت لزوم دریافت تسهیلات مالی مناسب. به‌علاوه طی عملیات جاری نیز امور مالی وظایفی به عهده دارد، از جمله تعهدات پرداخت به تأمین‌کنندگان تسهیلات مالی (بانک‌ها) در موعد مقرر، پرداخت سود مصوب مجمع عادی سالانه و تعهدات پرداخت به ارائه‌کنندگان خدمات روزانه از جمله هزینه‌های جاری و عملیاتی شرکت، و نهایتاً مدیریت منابع و مصارف به نحوی که همواره وضعیت نقدینگی شرکت قابلیت انعطاف لازم در جهت پاسخگویی به تصمیمات مدیریت را داشته باشد. شرکت خوارزمی به عنوان یک شرکت مادر در راستای حمایت از شرکت‌های فرعی در صورت لزوم و هنگام درخواست آن‌ها، مشکلات نقدینگی آن‌ها را مرتفع می‌کند.
خوش‌نامی در بین بانک‌ها
شکوهی گفت: «در یک سال و نیم گذشته تلاش زیادی صورت گرفت تا تسهیلات مالی گران‌قیمت تسویه یا با تسهیلات مالی مناسب‌تر جایگزین شود. در حال حاضر با افتخار می‌گوییم که هیچ‌یک از شرکت‌های گروه خوارزمی بدهی معوق بانکی در نظام بانکی ندارند و حد‌های اعتباری خوبی از بانک‌های مختلف برای سرمایه‌گذاری‌های جدید در شرکت‌های فرعی اخذ شده است، که به محض اعلام معاونت‌های محترم شرکت‌ها و مجامع و سرمایه‌گذاری‌ها و توسعه در اختیار آنان قرار خواهد گرفت.»
شفافیت اطلاعات مالی
از دیگر فعالیت‌های مهم این مدیریت می‌توان به افشای اطلاعات از جمله ارائه گزارش‌های منظم روتین بر اساس قوانین موضوعه سازمان بورس اوراق بهادار اشاره کرد. هم‌چنین این مدیریت وظیفه دارد نتیجه و گزارش اثرات کوچک‌ترین اقدام یا فعالیتی را که در وضعیت مالی شرکت بااهمیت است، بلافاصله از طریق سیستم کدال به اطلاع عموم برساند.
کیفیت گزارشگری مالی
مدیر مالی خوارزمی در ادامه گفت: «در راستای اجرای استانداردهای گزارشگری مالی که یکی از اهداف مهم امور مالی است، تولید اطلاعات مالی مفید یعنی اطلاعات ارزشمند و قابل استفاده برای تصمیم‌گیری عموم استفاده‌کنندگان اطلاعات در بازار سرمایه است. ویژگی مربوط بودن اطلاعات مالی بدین معنی است که مخاطب با مطالعه این اطلاعات ضمن دریافت بازخورد درست، بتواند تصویر شفافی از آینده داشته و اساس تصمیم‌گیری قرار دهد. ویژگی قابل اتکا بودن اطلاعات مالی به این معنی است که اطلاعات به طور کامل و با صداقت جمعآوری شده باشد. اگر اطلاعاتی شامل این دو ویژگی نباشد، اثربخشی لازم را نخواهد داشت.»
در واقع برای تهیه گزارش‌های مفید بایستی این گزارش‌ها واجد دو خصوصیت کیفی یعنی مربوط بودن و قابل اتکا بودن باشد؛ در غیر این صورت کیفیت اطلاعات مالی مخدوش خواهد شد. از ویژگی‌های یک گزارش مفید، قابل مقایسه بودن اطلاعات مالی و قابل فهم بودن آن است.
ارتقای کیفیت گزارش‌دهی شرکت‌های فرعی
شکوهی خاطرنشان کرد: «به دلیل این‌که این واحد تهیه‌کننده صورت‌های مالی تلفیقی گروه است، به نوعی وظیفه بازنگری و ارتقای کیفیت گزارش‌های برون‌سازمانی شرکت‌های فرعی با هماهنگی نزدیک معاونت محترم شرکت‌ها و مجامع را نیز بر عهده دارد و باید طی فواصل زمانی مشخص بررسی کند که آیا کیفیت گزارشگری در شرکت‌های فرعی مطابق با رویه شرکت اصلی پیش می‌رود یا خیر. ما این وظیفه را با همکاری معاونت امور شرکت‌ها انجام می‌دهیم و تاکنون شاهد پیشرفت‌های زیادی بوده‌ایم. امیدواریم در دورههای مالی آتی بتوانیم نقش خود را در خصوص ارتقای کیفیت گزارش‌دهی شرکت‌های فرعی بهبود بخشیم.»
ارتقای کیفیت گزارش حسابرس
مستقل و بازرس قانونی
شکوهی گفت: «یکی از معیارهای ارتقای شفافیت اطلاعات مالی ناشران بورسی، کیفیت گزارش حسابرس مستقل و بازرس قانونی و عدم وجود بند در گزارش مذکور است. خوش‌بختانه در سال مالی منتهی به 31 خرداد 1399 نسبت به سال قبل حجم و تعداد بندهای گزارش حسابرس مستقل و بازرس قانونی کاهش یافت و برنامه‌ریزی کردیم نکات مطرح‌شده در گزارش حسابرسی تلفیق گروه خوارزمی (در شرکت اصلی بند گزارش نداریم) را که مربوط به شرکت‌های فرعی است، با رفع محدودیت‌ها، پی‌گیری‌های مستمر و اتخاذ تصمیمات به‌موقع با رعایت صرفه صلاح گروه با هماهنگی شرکت‌های مربوط به سرانجام برسانیم.»
حفظ منافع سهامداران در حوره مالیات و بیمه
او افزود: «در حوزه مسائل مرتبط با بیمه و مالیات اقدامات مؤثری از سوی همکاران بنده صورت گرفته است و می‌توان ادعا کرد که با رعایت امانت‌داری، حقوق سهامداران محترم حفظ شده است.»
حضور مؤثر در تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری‌های مالی
دیدگاه معاون مالی و توسعه منابع گروه سرمایه‌گذاری خوارزمی از ابتدا مشارکت در تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری‌های مالی گروه به منظور افزایش ثروت سهامداران بوده است. در همین راستا دستورالعمل سازمان بورس در خصوص وظایف بالاترین مقام مالی ناشران بورسی که در نیمه دوم سال گذشته ابلاغ گردید، این موضوع را مورد تأکید قرار داده است.
حاکمیت شرکتی در خدمت رشد پایدار
شکوهی هدف از استقرار سیستم حاکمیت شرکتی را کمک به خط مشی‌گذاران با هدف حمایت از کارایی، اثربخشی، رشد پایدار و ثبات مالی خواند. او در تشریح این قسمت از صحبت‌هایش گفت: «در واقع ما باید با رعایت استانداردهای حسابداری و گزارشگری در حفظ حقوق سهامداران به همه آن‌ها نگاه یکسانی داشته باشیم و در قالب چهارچوب حاکمیت شرکتی حقوق سایر ذی‌نفعان را رعایت کنیم. هم‌چنین باید به مخاطب خود این اطمینان را بدهیم که در صورت بروز رخداد تأثیرگذار در شرکت، این رخداد به صورت کاملاً شفاف طبق اصول حاکمیت شرکتی افشا خواهد شد.»
او در ادامه گفت: «بنگاه‌های مالی و تجاری برای دست‌یابی به اهداف تعریف‌شده، نیاز به برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، اجرا و ارزیابی بازخورد نتایج اجرا و نهایتاً انجام اقدامات اصلاحی دارد. شرکت سرمایه‌گذاری خوارزمی نیز از این قاعده مستثنا نیست و برای نیل به اهداف تعیین‌شده، دارای ساختار سازمانی منسجم، پرسنل مجرب و آموزش‌دیده و سیستم‌های اطلاعاتی چابک است. البته باید گفت منظور از سیستم‌های اطلاعاتی، فقط دست‌یابی به سیستم‌های نرم‌افزاری حسابداری موجود نیست، بلکه باید ضمن بهره‌مندی از این سیستم‌ها، ما به یک‌سری «فرم‌ها» و «روش‌ها» (از جمله آیین‌نامه و دستورالعمل) نیاز داریم که در حال حاضر در حال تهیه و تصویب است.
علیرضا شکوهی، مدیریت واحد مالی، در خصوص اهداف پیش روی این واحد گفت: «صورت‌های مالی تلفیقی میان‌دوره‌ای حسابرسی شده و افشای آن در سامانه کدال جزو وظایف آتی این شرکت است که تا ۱۵ اسفند سال جاری برای این مسئله وقت داریم. اما خوش‌بختانه فرایند اخذ گزارش حسابرسی بررسی اجمالی شرکت‌های فرعی را زودتر از موعد به پایان رسانده‌ایم که این اطلاعات در حال حاضر از سوی حسابرسان شرکت‌های اصلی و فرعی در حال بارگزاری است. از طرفی علی‌رغم محدودیت‌هایی که به دلیل شیوع ویروس کرونا مقرر شده و تمدید مدت زمان‌ها به وسیله سازمان اوراق و بورس بهادار، ما امیدواریم زودتر از زمان‌بندی مشخص‌شده بتوانیم گزارش‌های خود را ارائه دهیم. از دیگر برنامه‌های آتی، تهیه چهارچوب فنی در جهت برآورد نتایج عملکرد سال‌های آتی (در ردیف‌های درآمد و هزینه) به عنوان بودجه است که ان‌شاءالله پایه‌ای باشد برای انطباق با عملکرد واقعی و تهیه بازخورد و نهایتاً تصمیم‌گیری مدیریت.»
وی در پایان از حمایت‌ها و راهنمایی مدیرعامل محترم و معاونین شرکت و سایر همکاران در جهت پیشبرد بهتر فعالیت‌ها قدردانی به عمل آورد.
منبع: نشریه وخارزم- زمستان 1399